Role du syndic
Le rôle et la mission du syndic de copropriété !
Les responsabilités du syndic de copropriété sont multiples et pour accomplir sa mission parfaitement ce dernier doit être un professionnel averti et expérimenté.
Mission : Gestion courante qui comprend
a) Tâches suivantes :
Assemblée générale ordinaire :
Envoi des convocations, présence aux heures ouvrables du syndic et de ses collaborateurs, exécution des décisions de gestion courante, exposé de diffusion des conditions essentielles des contrats, devis et marchés, rédaction des PV (procès verbaux), feuille de présence, tenue du des délibérations, diffusion des PV aux copropriétaires absents ou opposants.
Relation avec le conseil syndical :
Relations permanentes avec le conseil syndical sur le fonctionnement de la copropriété et son entretien, information du conseil syndical sur les travaux d’entretien et réparations en cours nécessaires, sur les impayés, la situation de trésorerie etc. Demande d’avis sur les marchés et contrats conformément aux décisions d’assemblée.
Gestion comptable et financière :
Comptes de charges courantes : tenue de la comptabilité générale, tenue des comptes individuelles des copropriétaires.
Appel de provision pour charges courantes : paiement des factures courantes et réparation des dépenses entre les copropriétaires, présentation des comptes de gestion, état des créances de dettes, situation de trésorerie, budget prévisionnel, établissement et mise à jour de la liste des copropriétaires.
Assurances :
Souscription des polices multirisques, déclaration de sinistres concernant les parties communes et non causés par un copropriétaire ou par un locataire, appels d’offres, étude comparative des devis, commande et surveillance l’exécution des travaux après sinistres , règlement des indemnités versées par les assurances à leurs bénéficiaires.
Gestion des parties communes :
Visites des locaux communs par le syndic, ou son représentant incluant la rédaction de fiche de visite, surveillance des travaux d’entretien courants, étude comparative des devis.
Concierges et employés d’immeuble :
Recherche, engagement, établissement de contrats et des salaires, paiement des salaires, déclarations organismes sociaux. Suivi de la fonction de chacun d’entre eux.
Divers :
Conservation des archives, lettre simple de rappel des impayés, tenu du carnet d’entretien.
b) Gestions des parties communes et équipements collectifs.
En fonction des équipements, de la situation et du mode de l’occupation selon le descriptif de l’immeuble.
Prestations particulières
Travaux exceptionnels, recouvrement des impayés et contentieux, remboursement des frais engagés lors de la recherche de concierges, gardiens, employés d’immeubles (ex : annonce dans la presse), changements de propriétaires : calcul des charges « prorata temporis » (à la charge du vendeur), renseignements aux notaires, aux administrations, assemblées générales supplémentaires, gestion des sinistres (autres que ceux cités au chapitre assurances) souscription d’emprunts, études et contentieux. Les prestations particulières ne rentrent pas dans les honoraires forfaitaires su syndic, voir chapitre rémunération ci-dessous.